Datenschutz-
erklärung

1. Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO

Verantwortlich i. S. d. Art. 4 Ziff. 7 DSGVO ist die:

Heartland Solutions GmbH

Thurn-und-Taxis-Platz 6

60313 Frankfurt

Telefon: 069-56005572

E-Mail: datenschutz@heartland-solutions.com

2. Kommunikation per E-Mail / Telefon / Kontaktformular / Service Portal

Zweck der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlage:

Persönliche Angaben, die Sie uns per E-Mail, Telefon, Post, Kontaktformulare oder das Service Portal überlassen, behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zweckgebunden, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Das berechtigte Interesse seitens Heartland Solutions ergibt sich hierbei aus dem Interesse, Anfragen unserer Kunden, Geschäftspartner und Interessenten zu beantworten und somit die Kundenzufriedenheit zu erhalten und zu fördern.

Datenschutzrechtlich verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage ist die Gesellschaft, an die Sie Ihre Anfrage richten.

Wir nutzen Telefonie-Funktionen von Microsoft Teams. Die Ausführungen zu Teams in dieser Datenschutzerklärung gelten für die Telefonie-Funktion entsprechend.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass bspw. E-Mail-Adressen von Externen in Systemen von Heartland Solutions zu Zwecken der IT-Sicherheit verarbeitet werden.

Empfänger / Kategorien von Empfängern:

Eine Weitergabe der Daten an Dritte außerhalb Heartland Solutions schließen wir grundsätzlich aus. Ausnahmsweise werden Daten in unserem Auftrag von Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht, werden von uns zudem auditiert und vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.

Weiterhin kann es erforderlich sein, dass wir Anfragen an andere Gesellschaften innerhalb Heartland Solutions weitergeben, sofern dies zur Bearbeitung erforderlich ist.

Innerhalb des Service Portals können u. U. Vorgesetzte bei den Heartland Solutions Kunden Tickets einsehen, die von anderen Usern des Unternehmens erstellt wurden.

Speicherdauer / Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:

Alle personenbezogenen Angaben, die Sie uns gegenüber bei Anfragen außerhalb der Kundenbetreuung zukommen lassen, werden von uns spätestens 90 Tage nach der erteilten finalen Rückantwort an Sie gelöscht bzw. sicher anonymisiert. Die Aufbewahrung von 90 Tagen erklärt sich aus dem Umstand, dass es vereinzelt vorkommen kann, dass Sie uns nach einer Antwort nochmals zu der gleichen Sache kontaktieren und auf die Vorkorrespondenz beziehen können müssen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass in der Regel nach 90 Tagen Rückfragen zu unseren Antworten nicht mehr vorkommen.

Sprachnachrichten auf Anrufbeantwortern bleiben gespeichert, bis der Angerufene sie löscht.

Servicetickets im Support, Reports und Logfiles des Service Portals werden solange gespeichert, wie dies für die Heartland Solutions erforderlich ist. Aus dem Service Portal werden geschlossene Tickets nach sechs Monaten gelöscht.

3. Datenverarbeitung von Ansprechpartnern

Zweck der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlage:

Heartland Solutions verarbeitet die Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern zur Kommunikation per E-Mail, Telefon, Telefax und Post. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Das berechtigte Interesse seitens Heartland Solutions ergibt sich hierbei aus dem Interesse, die Geschäftsbeziehung mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern durchzuführen oder einzuleiten und hierbei persönlichen Kontakt mit Ansprechpartnern zu halten.

Soweit ein berechtigtes Interesse besteht, kann Heartland Solutions Unternehmen Geschäftspartner mit sog. Sanktionslisten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO abgleichen.

Empfänger / Kategorien von Empfängern:

Eine Weitergabe der Daten an Dritte außerhalb von Heartland Solutions schließen wir grundsätzlich aus. Innerhalb Heartland Solutions werden Ihre Daten u. a. zur Durchführung oder Einleitung der Geschäftsbeziehung weitergegeben. Ausnahmsweise werden Daten in unserem Auftrag von Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht, werden von uns zudem auditiert und vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.

Speicherdauer / Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:

Personenbezogene Daten werden zum Zweck der Durchführung von Geschäftsbeziehungen solange gespeichert, wie hieran ein berechtigtes Interesse besteht.

4. Datenverarbeitung für Marketing-Zwecke

Zweck der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlage:

Heartland Solutions nutzt personenbezogene Daten zu Marketing-Zwecken, insbesondere für Werbung per E-Mail, Telefon und Post. Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen von Marketing-Maßnahmen ist die Information der Betroffenen zu Produkten und Dienstleistungen von Heartland Solutions.

Die Rechtsgrundlage für den Versand von Werbung per Post ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Das berechtigte Interesse seitens Heartland Solutions ergibt sich hierbei aus dem Interesse, Kunden und Interessenten Informationen zu Produkten und Dienstleistungen zu senden.

Rechtsgrundlage für Marketing-Maßnahmen per E-Mail oder Telefon ist in der Regel eine von Ihnen abgegebene Einwilligungserklärung. Für Marketing-Maßnahmen gegenüber Bestandskunden kann zudem § 7 UWG gelten.

Dem Erhalt von Werbung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen, indem Sie eine Nachricht an info@heartland-solutions.com schreiben.

Sofern Sie einen Werbewiderspruch erklären, speichern wir Ihre Daten in einer Werbesperrdatei auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Das berechtigte Interesse seitens Heartland Solutions ergibt sich hierbei aus dem Interesse an der Sicherstellung der Beachtung des geltend gemachten Widerspruchs.

Empfänger / Kategorien von Empfängern:

Ihre Daten werden grundsätzlich nicht an externe Stellen weitergegeben. Sofern für die Durchführung des Versandes von Werbung externe Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, sind diese nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet und entsprechend auf Vorhaltung geeigneter organisatorischer und technischer Sicherheitsmaßnahmen hin kontrolliert worden.

Innerhalb Heartland Solutions können Ihre Daten zu Marketingzwecken an andere Gesellschaften weitergegeben werden.

Speicherdauer / Kriterien für Festlegung der Speicherdauer:

Sofern Sie dem Erhalt von Werbung widersprechen, werden Ihre Daten umgehend gesperrt und anschließend gelöscht, sofern sie nicht auch für andere Zwecke gespeichert werden.

5. Entgegennahme von Bewerbungen

Für Informationen über die Datenverarbeitung in Bewerbungsverfahren und bei der Nutzung unseres Karriereportals verweisen wir auf die Datenschutzhinweise des Karriereportals.

6. Cookies

Die Internetseiten verwenden teilweise sogenannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind sogenannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Sie können die Cookie-Einstellungen hier ändern: Cookies aktivieren / deaktivieren

Rechtsgrundlage:

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch sog. „Notwendige Cookies“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Notwendige Cookies ermöglichen grundlegende Funktionen und sind für die einwandfreie Funktion der Website erforderlich. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die Website möglichst benutzerfreundlich zu gestalten.

Folgende Cookies, die von dieser Webseite gesetzt werden, sind für den Betrieb der Webseite notwendig:

• Name des Cookies: cookieconsent_status

• Speicherdauer: 354 Tage

7. Server-Log-Files

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp / Browserversion

• verwendetes Betriebssystem

• Referrer URL

• der Name und die URL der abgerufenen Datei

• Datum, Uhrzeit und Zeitzone der Serveranfrage

• die IP-Adresse des anfragenden internetfähigen Gerätes

Diese Daten sind nicht ohne Weiteres bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in den oben aufgelisteten Zwecken der Datenverarbeitung. Eine Übermittlung dieser Daten an externe Stellen erfolgt nicht.

Speicherdauer:

Die Daten werden für einen Zeitraum von 14 Tagen gespeichert.

8. Analytics

Zweck der Verarbeitung / Rechtsgrundlage:

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Google Analytics verwendet sog. „Cookies“. Das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen.

Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen.

Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird mit anderen Daten von Ihnen, wie beispielsweise dem Suchverlauf, persönlichen Accounts, den Nutzungsdaten anderer Geräte und allen anderen Daten, die Google zu Ihnen vorliegen, verknüpft. Die Datenverarbeitung erfolgt im Wesentlichen durch Google.

Die durch Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Es haben sowohl Google als auch potenziell die staatlichen Behörden in den USA Zugriff auf diese Daten.

Durch die Einstellungen von Google Analytics auf dieser Webseite wird Ihre IP-Adresse jedoch gekürzt oder maskiert, sobald die Daten bei Google Analytics eingehen und noch bevor sie gespeichert oder verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage:

Die Nutzung von Google Analytics erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO und § 25 Abs. 1 S. 1 TDDDG. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Cookies im Zusammenhang mit Google Analytics:

• _ga (Speicherdauer: 2 Jahre)

• _ga_F56S6H339D (Speicherdauer: 2 Jahre)

Empfänger / Kategorien von Empfängern:

Im Rahmen des Dienstes Google Analytics unterstützt uns die Google Ireland Limited als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung kann dabei auch durch Google außerhalb der EU bzw. des EWR (insbesondere in den USA) stattfinden.

Speicherdauer:

Wir speichern Nutzer- und Ereignisdaten für einen Zeitraum von 2 Monaten.

9. Google reCAPTCHA

Für den Schutz von Internetformularen nutzen wir auch den reCAPTCHA Service der Firma Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; „Google“). Dieser Service beinhaltet die Übermittlung Ihrer IP-Adresse und ggf. weiterer Daten an Google, die für den reCAPTCHA-Service benötigt werden.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Internetformulare und im Interesse des Schutzes vor Spam und Missbrauch.

10. Microsoft Teams

Nehmen Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Host des Meetings einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Mail-Adresse angeben.

Wollen Sie keine Daten nach Art. 9 DSGVO mit uns über Microsoft Teams austauschen, bitten wir Sie, diese Daten vorab zu schwärzen oder anderweitig unkenntlich zu machen.

Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung von „Teams“ finden Sie unter:

• https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

• https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/

Zwecke der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlage:

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen und dabei ggf. auch Dokumente mit den Teilnehmern auszutauschen.

• Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – Kommunikation mit Ansprechpartnern

• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO – direkter Vertragspartner (natürliche Personen)

• Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO – Einwilligung bei Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Kamera, Mikrofon, Profilbild)

Empfänger / Weitergabe von Daten:

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von Daten im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages.

Datenverarbeitung außerhalb der EU:

Wir beschränken Speicherorte grundsätzlich auf Rechenzentren in der EU. Es kann jedoch vorkommen, dass Daten über Server außerhalb der EU geleitet werden. Mit Microsoft bestehen EU-Standardvertragsklauseln. Zudem gilt für Microsoft in den USA das EU-US Data Privacy Framework.

Speicherdauer:

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht.

11. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben folgende Rechte nach DSGVO:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerruf von Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 a) / Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO)

Zudem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

12. Keine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich. Eine Nichtbereitstellung kann jedoch dazu führen, dass wir bestimmte Leistungen (z. B. Beantwortung von Anfragen, Teilnahme an Bewerbungsverfahren) nicht erbringen können.

13. Datenschutzbeauftragter

Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter:

Bastian Schätzle

Thurn-und-Taxis-Platz 6

60313 Frankfurt

E-Mail: datenschutz@heartland-solutions.

14. Datenschutzerklärung für Social Media Seiten

Wir, die Heartland Solutions GmbH, betreiben folgende Social Media Seiten:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/heartland-solutions/

Neben uns ist auch der Betreiber der jeweiligen Plattform Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne.

Wir verarbeiten Ihre Daten (z. B. Kommentare, Nachrichten, Likes), soweit sie uns durch die Plattform zugänglich sind, ausschließlich zur Kommunikation im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation.

Weitere Informationen:

• Datenschutzerklärung LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=de_DE

• Gemeinsame Verantwortung: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum

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